Description du poste
MISSIONS
Administratif
· Tenue de l’Agenda électronique du Directeur et des Directeurs adjoints
· Matin (une semaine sur deux) : enregistrement et traitement du courrier (arrivée) nominatif et distribution ; ouverture du reste et datation, puis distribution : bureau des entrées, économat, DRH, DSI, DG ; distribution du courrier interne en début d’après-midi
· Tenue du tableau des gardes administratives : collecte des infos, frappe du tableau, et diffusion en interne via intranet et en externe
· Arrivée d’un nouveau directeur : PV d’installation, délégations de signature ; transmission au Comptable du trésor et à la Préfecture et affichage
· Régies d’avances et de recettes : frappe et diffusion, mise à jour selon les mouvements de personnel (à la demande de la responsable facturation)
· Congés du Directeur : mail de demande de congés à l’ARS
· Téléphone : filtrage des appels ; prise de rendez-vous
· Frappe de courriers, prise de notes, mise en forme de documents
· Rapport d’activité (annuel) : collecte des informations, frappe et mise en forme du document, édition, diffusion
· Organisation de réunions : réservation de salle, envoi de convocations
· Mise à jour du dossier informatique relatif aux astreintes (administratives et médicales)
· Dossiers partagés : mise à jour de certains documents, ordre du jour du CODIR, veille réglementaire Sentinelle, ordre du jour du Directoire…
· Gestion et transfert des mails
· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
· Classement / archivage
· Mise à jour du site FHF
Affaires médicales
· Gestion du tableau des gardes et astreintes des médecins : chaque mois, collecte des informations pour réalisation du tableau et diffusion interne (intranet), mise à jour régulière
· Gestion des demandes d’intérims médicales (Dans le respect des règles du marché) + gestion de l’ordre de mission + recherche d’hébergement (gîtes, hôtel, internat…)
· Publication des gardes sur intranet chaque mois (médecins, administratives, etc…) et mise à jour
· Publication de la vacance de postes médicaux sur le site du Centre National de Gestion des Praticiens Hospitaliers : Préparation de la liste avec le Directeur des Affaires Médicales, suivi, réception des candidature(s), rédaction des avis CME et chef de pôle et envoi.
Gestion des affaires médicales
· Gestion du dossier des praticiens PH : procès-verbal d’installation, demande des pièces administratives, copie des diplômes… ; rédaction du contrat d’engagement de service public exclusif ;
· Suivi des renouvellements de contrat d’engagement de service public exclusif (et diffusion)
· Suivi des renouvellements de contrat des praticiens contractuel (et diffusion)
· Diffusion des arrêtés de changement d’échelon des médecins (bureau du personnel)
· Suivi des congés des médecins et des Comptes Epargne Temps
· Contrats TTA (temps de travail additionnel) et transmission au service de paie
· Rédaction des contrats, des conventions de mise à disposition médicales
· Décompte des heures des médecins urgentistes et transmission au service de paie
Instances
· Préparation des ordres du jour avec l’équipe de direction et le président de la CME
· Envoi des convocations avec les documents afférents à l’ordre du jour
· Participation aux instances, prise de note, rédaction des Procès-verbaux d’instance (CME, CS, COPS, Directoire, groupe de travail) et diffusion
· Selon les dossiers traités durant les instances (EPRD, compte financier…) : rédaction des délibérations ou des décisions du directeur ; préparation et envoi des documents aux tutelles
· Mise en forme de certains documents
Secrétariat général
· Rédaction et mise en page des conventions en lien avec la direction
· Suivi / enregistrement des conventions
· Classement / archivage des conventions en respectant l’arborescence
Veuillez consulter la fiche de poste complète ci-jointe.
Autres détails
Profil recherché
SAVOIR-ETRE, COMPETENCES et APTITUDES REQUISES :
- Organisation, autonomie, rigueur et esprit de synthèse
- Discrétion et confidentialité
- Gestion du stress, sens des priorités
- Capacité d’adaptation
- Force de proposition, prise d’initiative
- Loyauté, gestion des relations humaines
- Aisance relationnelle, empathie
- Travail en équipe
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, base de données, internet…)
Responsable hiérarchique direct
Le Directeur Général
Horaires et Répartition du temps de travail – 100%
37h30 par semaine - 25 CA – 15 RTT – 2 congés Hors saisons (sous condition) – 1 congé fractionné (sous condition)
Amplitude horaire : 9h-17h ou 10h-18h (une semaine sur 2) du lundi au vendredi
Prérequis nécessaires à l’exercice du poste :
Grade attendu : Adjoint des cadres / adjoint administratif
Diplôme de niveau III à Bac +2
Une connaissance des affaires médicales serait appréciée
Une connaissance de l’environnement serait un plus
Logiciel(s) : Pack-office (Word, Excel, Powerpoint)
Relations professionnelles les plus fréquentes :
Direction des Affaires Médicales
Directions fonctionnelles
Cadres de santé
Services des RH
Personnel médical et paramédical
Description de l'établissement
Les Hôpitaux du Sud Charente, établissement public de santé, assurent les missions de diagnostic, de surveillance, de prise en charge et d’hébergement des patients quelle que soit leur origine.
L’établissement dispense les soins préventifs, curatifs ou palliatifs que requiert leur état et veille à la continuité de ces soins. Il peut orienter les patients vers un autre établissement de santé, de même qu’il peut en accueillir à la demande d’un autre établissement de santé.
Il participe à la coordination des soins en relation avec les professionnels de santé libéraux, les établissements sanitaires et médico-sociaux du département de Charente et parfois au-delà.
Il élabore et met en œuvre une politique d’amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins et une gestion des risques visant à prévenir et traiter les évènements indésirables liés à son activité. Par ailleurs, il s’engage dans une politique de qualité de vie au travail à l’attention de l’ensemble de ses agents.
Il mène en son sein une réflexion sur l’éthique liée à l’accueil et à la prise en charge médicale. Il se fixe comme objectif permanent, pour réaliser ses différentes missions, de tendre toujours vers une amélioration des pratiques, une délivrance de soins personnalisés et un respect de l’éthique des pratiques.
C’est un établissement dynamique et ambitieux qui compte près de 700 professionnels.
Son équilibre financier permet d’investir régulièrement et d’engager des projets d’ampleur pour développer son offre de soins.
Il est à environ 1h en voiture de la côte Atlantique et de Bordeaux.